Wprowadzenie do zasad finansowania zwolnień lekarskich
Zwolnienie lekarskie, potocznie nazywane L4, to okres, w którym pracownik jest czasowo niezdolny do wykonywania pracy z powodu choroby lub konieczności opieki nad chorym członkiem rodziny. W tym czasie pracownikowi przysługuje prawo do świadczeń finansowych, które mają zrekompensować utratę wynagrodzenia. Kwestia tego, kto płaci za L4 – pracodawca czy ZUS – nie jest jednak jednoznaczna i zależy od wielu czynników, w tym długości zwolnienia, przyczyny niezdolności do pracy oraz wielkości przedsiębiorstwa.
W niniejszym artykule przedstawimy kompleksowe informacje na temat finansowania zwolnień lekarskich w Polsce, uwzględniając najnowsze przepisy obowiązujące w 2025 roku. Wiedza ta jest istotna zarówno dla pracowników, którzy chcą zrozumieć, na jakie świadczenia mogą liczyć podczas choroby, jak i dla pracodawców, którzy muszą znać swoje obowiązki w zakresie wypłaty wynagrodzenia chorobowego.
Podział odpowiedzialności za wypłatę świadczeń podczas L4
Finansowanie zwolnienia lekarskiego w Polsce jest podzielone między pracodawcę a Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). To, kto w danym momencie wypłaca świadczenie pracownikowi, zależy przede wszystkim od długości zwolnienia i liczby pracowników w firmie.
Pierwsze 33 dni zwolnienia w roku – wynagrodzenie chorobowe od pracodawcy
Za pierwsze 33 dni niezdolności do pracy w roku kalendarzowym pracownik otrzymuje wynagrodzenie chorobowe, które jest wypłacane przez pracodawcę. Dotyczy to pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, którzy nie ukończyli 50. roku życia.
Wysokość wynagrodzenia chorobowego:
- 80% podstawy wymiaru w przypadku choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną
- 100% podstawy wymiaru, jeśli niezdolność do pracy:
- wynika z wypadku w drodze do pracy lub z pracy
- przypada w okresie ciąży
- powstała wskutek poddania się niezbędnym badaniom lekarskim dla kandydatów na dawców komórek, tkanek i narządów lub poddania się zabiegowi pobrania komórek, tkanek i narządów
Pierwsze 14 dni zwolnienia – pracownicy powyżej 50. roku życia
W przypadku pracowników, którzy ukończyli 50. rok życia, pracodawca wypłaca wynagrodzenie chorobowe tylko przez pierwsze 14 dni niezdolności do pracy w roku kalendarzowym. Po tym okresie wypłatę świadczenia przejmuje ZUS.
Zasiłek chorobowy po 33 lub 14 dniach – płatny przez ZUS
Po wyczerpaniu okresu, za który pracodawca wypłaca wynagrodzenie chorobowe (33 lub 14 dni), pracownik otrzymuje zasiłek chorobowy finansowany z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (FUS), czyli wypłacany przez ZUS. Zasiłek ten przysługuje przez maksymalnie 182 dni, a w przypadku gruźlicy lub niezdolności do pracy w trakcie ciąży – przez 270 dni.
Wysokość zasiłku chorobowego:
- 80% podstawy wymiaru zasiłku w przypadku zwykłej choroby
- 70% podstawy wymiaru podczas pobytu w szpitalu (z wyjątkami)
- 100% podstawy wymiaru w szczególnych przypadkach (jak wymienione wyżej)
Mali przedsiębiorcy – ZUS płaci za całe zwolnienie
Istnieje istotny wyjątek od powyższej zasady. W przypadku pracodawców, którzy zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego mniej niż 20 ubezpieczonych, ZUS wypłaca zasiłek chorobowy za cały okres niezdolności do pracy, włącznie z pierwszymi 33 (lub 14) dniami.
Pracodawca może w takiej sytuacji:
- Wypłacać wynagrodzenie chorobowe ze swoich środków, a następnie wystąpić do ZUS o zwrot poniesionych kosztów
- Wystąpić do ZUS o wypłatę zasiłku bezpośrednio na rzecz pracownika
Podstawa wymiaru świadczenia chorobowego – od czego zależy wysokość wypłaty?
Aby zrozumieć, ile dokładnie otrzymuje pracownik podczas zwolnienia lekarskiego, należy wiedzieć, jak obliczana jest podstawa wymiaru świadczenia.
Podstawa wymiaru wynagrodzenia chorobowego
Podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie pracownika z okresu 12 miesięcy poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy.
Do podstawy wymiaru wlicza się:
- Wynagrodzenie zasadnicze
- Premie i nagrody regulaminowe
- Dodatki funkcyjne
- Wynagrodzenie za godziny nadliczbowe
- Inne składniki wynagrodzenia, jeśli są uwzględniane przy obliczaniu podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe
Nie wlicza się natomiast:
- Nagród jubileuszowych
- Odpraw emerytalnych i rentowych
- Nagród uznaniowych (jeśli nie mają charakteru regulaminowego)
- Ekwiwalentów za niewykorzystany urlop wypoczynkowy
- Dodatków socjalnych (np. dodatek za dojazdy, za wyżywienie)
Podstawa wymiaru zasiłku chorobowego
Podstawa wymiaru zasiłku chorobowego jest zasadniczo obliczana w taki sam sposób jak podstawa wymiaru wynagrodzenia chorobowego. Istnieją jednak pewne szczególne regulacje dotyczące na przykład pracowników, którzy nie przepracowali pełnych 12 miesięcy przed powstaniem niezdolności do pracy.
Kto i kiedy płaci za L4 w szczególnych przypadkach?
Zwolnienie z powodu wypadku przy pracy lub choroby zawodowej
W przypadku niezdolności do pracy spowodowanej wypadkiem przy pracy lub chorobą zawodową, pracownik otrzymuje zasiłek wypadkowy, który wynosi 100% podstawy wymiaru. Co istotne, zasiłek ten jest wypłacany przez ZUS od pierwszego dnia niezdolności do pracy, niezależnie od liczby pracowników zatrudnionych przez pracodawcę.
Zwolnienie z powodu opieki nad chorym członkiem rodziny
Zasiłek opiekuńczy, przyznawany z tytułu konieczności osobistego sprawowania opieki nad chorym członkiem rodziny, jest wypłacany przez ZUS od pierwszego dnia niezdolności do pracy. Przysługuje on przez maksymalnie:
- 60 dni w roku kalendarzowym – w przypadku opieki nad chorym dzieckiem do lat 14
- 14 dni w roku kalendarzowym – w przypadku opieki nad chorym dzieckiem powyżej 14 lat lub innym chorym członkiem rodziny
Zwolnienie podczas ciąży
Jeśli niezdolność do pracy przypada na okres ciąży, pracownica ma prawo do wynagrodzenia lub zasiłku chorobowego w wysokości 100% podstawy wymiaru, niezależnie od tego, czy świadczenie wypłaca pracodawca, czy ZUS.
Zwolnienie podczas izolacji z powodu choroby zakaźnej
W przypadku odosobnienia w związku z chorobą zakaźną, pracownik otrzymuje wynagrodzenie chorobowe lub zasiłek chorobowy na zasadach ogólnych (80% podstawy wymiaru), chyba że niezdolność do pracy była spowodowana np. COVID-19 podczas wykonywania obowiązków służbowych – wówczas może przysługiwać 100% podstawy wymiaru.
Procedura wypłaty wynagrodzenia i zasiłku chorobowego
Obowiązki pracodawcy
Pracodawca, który jest zobowiązany do wypłaty wynagrodzenia chorobowego, powinien:
- Zweryfikować elektroniczne zwolnienie lekarskie (e-ZLA) w systemie PUE ZUS
- Obliczyć podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego
- Wypłacić wynagrodzenie chorobowe w terminie przyjętym dla wypłaty wynagrodzenia za pracę (zazwyczaj na koniec miesiąca)
Obowiązki ZUS
ZUS, wypłacając zasiłek chorobowy, powinien:
- Otrzymać elektroniczne zwolnienie lekarskie (e-ZLA) od lekarza
- Otrzymać wniosek o zasiłek (w przypadku przedsiębiorców i osób ubezpieczonych dobrowolnie)
- Zweryfikować prawo do zasiłku
- Obliczyć wysokość zasiłku
- Wypłacić zasiłek w ciągu 30 dni od daty otrzymania dokumentów
Terminy wypłaty
- Wynagrodzenie chorobowe – wypłacane w terminie przyjętym u danego pracodawcy dla wypłaty wynagrodzeń
- Zasiłek chorobowy wypłacany przez pracodawcę – również w terminie wypłaty wynagrodzeń
- Zasiłek chorobowy wypłacany przez ZUS – do 30 dni od daty otrzymania dokumentów; w praktyce często wypłacany jest szybciej
Jak uniknąć problemów z wypłatą świadczeń podczas L4?
Aby zapewnić sobie terminową i prawidłową wypłatę świadczeń podczas choroby, warto:
Dla pracowników:
- Upewnić się, że lekarz wystawił e-ZLA – od 2019 roku zwolnienia lekarskie są wystawiane wyłącznie w formie elektronicznej i automatycznie trafiają do ZUS oraz pracodawcy
- Przestrzegać zaleceń lekarskich podczas zwolnienia – nieprawidłowe wykorzystywanie zwolnienia może skutkować utratą prawa do świadczeń
- Informować pracodawcę o przedłużeniu zwolnienia – choć nie jest to formalnie wymagane, ułatwia planowanie pracy w firmie
- Zachować potwierdzenia wystawienia e-ZLA – w formie SMS-a, e-maila lub wydruku informacyjnego od lekarza
- Monitorować wpływy na konto – aby szybko zidentyfikować ewentualne problemy z wypłatą
Dla pracodawców:
- Posiadać aktywny profil na PUE ZUS – aby otrzymywać informacje o zwolnieniach lekarskich pracowników
- Prawidłowo obliczać podstawę wymiaru świadczeń – aby uniknąć późniejszych korekt i nieporozumień
- Terminowo wypłacać wynagrodzenie chorobowe – zwłoka może skutkować odsetkami
- Prawidłowo dokumentować zwolnienia – dla celów kontroli ZUS i rozliczeń podatkowych
- Na bieżąco monitorować długość zwolnień – aby wiedzieć, kiedy finansowanie przejmuje ZUS
Częste pytania dotyczące płatności za L4
Czy prowadząc działalność gospodarczą otrzymam zasiłek chorobowy?
Osoby prowadzące działalność gospodarczą mogą otrzymywać zasiłek chorobowy, jeśli opłacają składkę na dobrowolne ubezpieczenie chorobowe. W ich przypadku zasiłek jest wypłacany przez ZUS od pierwszego dnia niezdolności do pracy. Warto jednak pamiętać, że prawo do zasiłku przysługuje dopiero po 90 dniach nieprzerwanego ubezpieczenia chorobowego.
Czy za L4 można otrzymać 100% wynagrodzenia?
Tak, ale tylko w określonych przypadkach, takich jak:
- Niezdolność do pracy w okresie ciąży
- Niezdolność spowodowana wypadkiem w drodze do pracy lub z pracy
- Niezdolność powstała w związku z badaniami dla dawców komórek, tkanek i narządów
W standardowych przypadkach choroby wypłacane jest 80% podstawy wymiaru, a podczas pobytu w szpitalu – 70%.
Czy pracodawca może wypłacać więcej niż przewidują przepisy?
Tak, pracodawca może w regulaminie wynagradzania lub w układzie zbiorowym pracy wprowadzić korzystniejsze zasady wypłaty wynagrodzenia chorobowego, np. ustalając jego wysokość na poziomie 100% podstawy wymiaru. Dotyczy to jednak tylko wynagrodzenia chorobowego, które jest finansowane przez pracodawcę. ZUS zawsze wypłaca zasiłek według stawek ustawowych.
Czy za czas L4 należy się ekwiwalent za niewykorzystany urlop?
Nie, okres przebywania na zwolnieniu lekarskim nie jest wliczany do urlopu wypoczynkowego, więc nie przysługuje za niego ekwiwalent. Co więcej, długotrwałe przebywanie na zwolnieniu może wpłynąć na wymiar przysługującego urlopu wypoczynkowego.
Czy ZUS może kontrolować osoby przebywające na L4?
Tak, ZUS ma prawo kontrolować:
- Prawidłowość wykorzystywania zwolnienia lekarskiego (czy pacjent stosuje się do zaleceń lekarza i nie wykonuje pracy)
- Prawidłowość orzekania o czasowej niezdolności do pracy (czy zwolnienie zostało zasadnie wystawione)
Wykrycie nieprawidłowości może skutkować utratą prawa do zasiłku za cały okres zwolnienia lub jego część.
Zmiany w przepisach dotyczących finansowania L4 w 2025 roku
W 2025 roku w Polsce obowiązują pewne zmiany w przepisach dotyczących finansowania zwolnień lekarskich. Warto być na bieżąco z tymi zmianami, aby uniknąć nieporozumień i problemów z wypłatą świadczeń.
Najważniejsze zmiany w 2025 roku:
- Podwyższone limity podstawy wymiaru zasiłku – co roku aktualizowany jest limit podstawy wymiaru zasiłku, który jest powiązany z przeciętnym wynagrodzeniem w gospodarce
- Elektronizacja całego procesu – wszystkie dokumenty związane z zasiłkami są już obsługiwane elektronicznie, co przyspiesza proces wypłaty
- Uproszczone procedury dla małych przedsiębiorców – wprowadzono ułatwienia dla firm zatrudniających mniej niż 20 pracowników w zakresie rozliczania zasiłków z ZUS
- Zmiany w wysokości zasiłków – aktualizacja współczynników procentowych dla niektórych kategorii zasiłków
- Nowe zasady kontroli zwolnień lekarskich – ZUS otrzymał dodatkowe narzędzia do weryfikacji zasadności zwolnień
Porównanie: kto płaci za L4 w różnych formach zatrudnienia
Zasady finansowania zwolnień lekarskich różnią się w zależności od formy zatrudnienia. Warto wiedzieć, na jakie świadczenia można liczyć w poszczególnych przypadkach.
Umowa o pracę
Jak już omówiliśmy szczegółowo:
- Pierwsze 33 dni (14 dni dla osób po 50. roku życia) – wynagrodzenie chorobowe od pracodawcy
- Kolejne dni do wyczerpania okresu zasiłkowego – zasiłek chorobowy z ZUS
- Wysokość: 80% podstawy wymiaru (100% w szczególnych przypadkach)
Umowa zlecenie
- Prawo do zasiłku tylko przy opłacaniu składki na dobrowolne ubezpieczenie chorobowe
- Wypłata przez ZUS od pierwszego dnia niezdolności do pracy
- Wysokość: taka sama jak przy umowie o pracę
- Zasiłek przysługuje po 90 dniach nieprzerwanego ubezpieczenia chorobowego
Działalność gospodarcza
- Prawo do zasiłku tylko przy opłacaniu składki na dobrowolne ubezpieczenie chorobowe
- Wypłata przez ZUS od pierwszego dnia niezdolności do pracy
- Wysokość: taka sama jak przy umowie o pracę
- Zasiłek przysługuje po 90 dniach nieprzerwanego ubezpieczenia chorobowego
- Podstawa wymiaru: zadeklarowana kwota, nie niższa niż minimalna podstawa wymiaru składek
Umowa o dzieło
- Brak prawa do zasiłku chorobowego, ponieważ umowa o dzieło nie podlega ubezpieczeniu chorobowemu
- Podczas choroby nie przysługują żadne świadczenia finansowe
Wpływ L4 na finanse pracownika i pracodawcy
Skutki finansowe dla pracownika
Przebywanie na zwolnieniu lekarskim wiąże się z otrzymywaniem niższego wynagrodzenia (zazwyczaj 80% podstawy wymiaru). W dłuższej perspektywie może to znacząco wpłynąć na budżet domowy, szczególnie jeśli choroba jest przewlekła.
Dodatkowo, niektóre składniki wynagrodzenia mogą być pomniejszane proporcjonalnie do okresu nieobecności, np.:
- Premie i nagrody uzależnione od obecności w pracy
- Dodatki za staż pracy
- Dodatki funkcyjne
Skutki finansowe dla pracodawcy
Dla pracodawcy zwolnienia lekarskie pracowników generują koszty zarówno bezpośrednie, jak i pośrednie:
Koszty bezpośrednie:
- Wypłata wynagrodzenia chorobowego za pierwsze 33/14 dni
- Konieczność opłacania części składek za pracownika
- Koszty administracyjne związane z obsługą zwolnień
Koszty pośrednie:
- Koszty zastępstwa (nadgodziny innych pracowników lub zatrudnienie pracownika tymczasowego)
- Spadek produktywności zespołu
- Opóźnienia w realizacji projektów
- Koszty rekrutacji w przypadku długotrwałych nieobecności
Jak optymalizować koszty związane z L4?
Dla pracowników:
- Dbać o zdrowie – profilaktyka jest zawsze tańsza niż leczenie
- Korzystać z badań okresowych – pozwalają wcześnie wykryć problemy zdrowotne
- Rozważyć dodatkowe ubezpieczenie – prywatne ubezpieczenie zdrowotne może zapewnić dodatkową ochronę finansową w czasie choroby
- Racjonalnie korzystać ze zwolnień – zwolnienie lekarskie powinno służyć powrotowi do zdrowia, a nie być sposobem na przedłużenie weekendu
Dla pracodawców:
- Programy profilaktyki zdrowotnej – inwestycja w zdrowie pracowników zmniejsza liczbę zwolnień
- Elastyczne formy pracy – możliwość pracy zdalnej może zredukować liczbę krótkotrwałych zwolnień
- Procedury zastępstw – dobrze zorganizowany system zastępstw minimalizuje skutki nieobecności pracowników
- Monitoring absencji – analiza przyczyn i wzorców absencji pomaga w opracowaniu strategii jej zmniejszenia
- Współpraca z medycyną pracy – pomaga w identyfikacji i eliminacji zagrożeń zdrowotnych w miejscu pracy
Jak sprawdzić, czy zasiłek został obliczony prawidłowo?
Zarówno pracownicy, jak i pracodawcy powinni wiedzieć, jak zweryfikować poprawność obliczenia wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku.
Dla pracowników:
- Sprawdź podstawę wymiaru – powinna odpowiadać średniemu wynagrodzeniu z ostatnich 12 miesięcy
- Weryfikuj procent wynagrodzenia – 80%, 70% lub 100% w zależności od przyczyny niezdolności do pracy
- Kontroluj okres wypłaty – czy wynagrodzenie chorobowe było wypłacane przez odpowiedni okres
- Złóż wniosek o wyjaśnienie – w przypadku wątpliwości możesz poprosić pracodawcę lub ZUS o szczegółowe wyjaśnienie sposobu obliczenia świadczenia
- Odwołaj się od decyzji – jeśli nie zgadzasz się z decyzją ZUS, masz prawo złożyć odwołanie w ciągu miesiąca od jej otrzymania
Dla pracodawców:
- Stosuj aktualne wskaźniki – upewnij się, że używasz aktualnych wskaźników procentowych do obliczania świadczeń
- Weryfikuj historię zatrudnienia – poprawnie ustal okres, z którego należy obliczyć podstawę wymiaru
- Korzystaj z kalkulatorów ZUS – dostępne są narzędzia online, które pomagają w prawidłowym obliczeniu zasiłków
- Prowadź dokładną dokumentację – przechowuj informacje o wypłaconych świadczeniach dla celów kontroli
- Konsultuj wątpliwości z ZUS – w przypadku skomplikowanych sytuacji warto skonsultować się z ZUS przed dokonaniem wypłaty
Przykładowe obliczenia świadczeń chorobowych
Poniżej przedstawiamy przykładowe obliczenia wynagrodzenia chorobowego i zasiłku dla różnych przypadków:
Przykład 1: Pracownik na umowie o pracę, zwolnienie 14-dniowe
Dane:
- Średnie miesięczne wynagrodzenie: 5000 zł brutto
- Długość zwolnienia: 14 dni
- Przyczyna: zwykła choroba
Obliczenie:
- Podstawa dzienna: 5000 zł ÷ 30 dni = 166,67 zł
- Wysokość świadczenia za 1 dzień: 166,67 zł × 80% = 133,34 zł
- Wynagrodzenie chorobowe za 14 dni: 133,34 zł × 14 dni = 1866,76 zł
- Płatnik: pracodawca (zwolnienie krótsze niż 33 dni)
Przykład 2: Pracownik na umowie o pracę, zwolnienie 45-dniowe
Dane:
- Średnie miesięczne wynagrodzenie: 5000 zł brutto
- Długość zwolnienia: 45 dni
- Przyczyna: zwykła choroba
Obliczenie:
- Podstawa dzienna: 5000 zł ÷ 30 dni = 166,67 zł
- Wysokość świadczenia za 1 dzień: 166,67 zł × 80% = 133,34 zł
- Wynagrodzenie chorobowe za pierwsze 33 dni: 133,34 zł × 33 dni = 4400,22 zł (płaci pracodawca)
- Zasiłek chorobowy za pozostałe 12 dni: 133,34 zł × 12 dni = 1600,08 zł (płaci ZUS)
Przykład 3: Przedsiębiorca na zwolnieniu 10-dniowym
Dane:
- Zadeklarowana podstawa wymiaru składek: 4000 zł
- Długość zwolnienia: 10 dni
- Przyczyna: zwykła choroba
Obliczenie:
- Podstawa dzienna: 4000 zł ÷ 30 dni = 133,33 zł
- Wysokość świadczenia za 1 dzień: 133,33 zł × 80% = 106,66 zł
- Zasiłek chorobowy za 10 dni: 106,66 zł × 10 dni = 1066,60 zł
- Płatnik: ZUS (przedsiębiorca otrzymuje zasiłek od pierwszego dnia)
Podsumowanie: kto płaci za L4 w 2025 roku
Podsumowując najważniejsze informacje na temat finansowania zwolnień lekarskich w 2025 roku:
- Pracodawca płaci za pierwsze 33 dni (14 dni dla pracowników po 50. roku życia) zwolnienia w roku kalendarzowym, wypłacając wynagrodzenie chorobowe
- ZUS płaci zasiłek chorobowy po wyczerpaniu okresu finansowanego przez pracodawcę, maksymalnie przez 182 dni (270 dni w przypadku gruźlicy lub ciąży)
- Mali przedsiębiorcy (zatrudniający mniej niż 20 osób) mogą wnioskować o wypłatę zasiłku przez ZUS od pierwszego dnia zwolnienia
- Osoby prowadzące działalność gospodarczą i zleceniobiorcy otrzymują zasiłek od ZUS od pierwszego dnia, pod warunkiem opłacania składki na dobrowolne ubezpieczenie chorobowe
- Wysokość świadczenia wynosi zazwyczaj 80% podstawy wymiaru (100% w szczególnych przypadkach)
Znajomość zasad finansowania zwolnień lekarskich pozwala pracownikom lepiej planować swoje finanse w czasie choroby, a pracodawcom – efektywniej zarządzać kosztami związanymi z absencją pracowników. W razie wątpliwości warto skonsultować się z ekspertem z zakresu prawa pracy lub ubezpieczeń społecznych, aby uniknąć nieporozumień i problemów z wypłatą świadczeń.